Tietosuojaseloste
Economer henkilötietojen käsittelijänä
Kun käsittelemme asiakasyritysten henkilötietoja kirjanpidon, palkanlaskennan, maksuliikenteen, sähköisen taloushallinnon tai muiden toimeksiantojen yhteydessä, toimimme pääsääntöisesti henkilötietojen käsittelijänä ja asiakas on rekisterinpitäjä. Käsittely perustuu asiakkaan ja Economerin väliseen toimeksiantosopimukseen ja asiakkaan antamiin ohjeisiin.
Rekisteröityjen ryhmät
Käsittelemme asiakkaan puolesta henkilötietoja esimerkiksi seuraavista ryhmistä:
- Asiakkaan työntekijät
- Asiakkaan tosiasialliset edunsaajat
- Asiakkaan omat asiakkaat
- Asiakkaan yhteisöasiakkaiden edustajat
Käsiteltävät tiedot
Käsiteltävät tiedot määräytyvät toimeksiannon sisällön mukaan. TAL 2018 -käsittelysopimuksen perusteella tietoja voivat olla esimerkiksi:
- Nimi-, tunniste- ja yhteystiedot
- Palkka-, eläke-, verotus- ja muut lakisääteiset tiedot
- Työaika-, palkkaperuste- ja ansaintatiedot
- Laskutustiedot sekä perintätiedot
- Asiakkaan järjestelmien tunnukset ja käyttöoikeustiedot siltä osin kuin ne ovat tarpeen
- Muut toimeksiannon toteuttamiseen tarvittavat tiedot
Tietolähteet
Tietoja saadaan rekisterinpitäjältä tai rekisteröidyiltä sekä viranomaisilta ja lakisääteisten ilmoitusjärjestelmien kautta.
Tietojen luovutus ja siirrot
Luovutamme tietoja ainoastaan niiltä osin kuin se kuuluu toimeksiantosopimukseen tai on lakisääteistä. Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille viranomaisvelvoitteiden perusteella sekä palvelutuottajille (esim. ohjelmistotalot) käsittelysopimusten puitteissa.
Jos henkilötietoja siirretään EU-/ETA-alueen ulkopuolelle, siirrot toteutetaan GDPR:n edellyttämin suojatoimin.
Säilytysajat
Säilytämme henkilötietoja kirjanpito- ja muun lainsäädännön edellyttämät ajat. Asiakas toimii rekisterinpitäjänä ja vastaa käsittelyn edellyttämien säilytysaikojen määrittämisestä.
Economer rekisterinpitäjänä
Tilitoimistona toimimme rekisterinpitäjänä omissa rekistereissämme, kuten asiakasrekisterissä, markkinointirekisterissä, työnhakijarekisterissä ja verkkosivujen evästeiden keräämissä tiedoissa.
Lähteet
Keräämme tietoja rekisteröidyiltä itseltään, asiakasyritysten yhteyshenkilöiltä, verkkopalvelujemme kautta sekä julkisista rekistereistä.
Tietojen jakaminen
Tietoja voidaan jakaa luotetuille palveluntarjoajille (kuten taloushallinto-ohjelmistojen palveluntarjoajille, markkinoinnin työkaluille ja IT-ylläpidolle). Kaikilla alihankkijoilla on GDPR:n mukainen käsittelysopimus.
Tietoturva
Henkilötiedot suojataan teknisin ja organisatorisin keinoin. Suojaus sisältää mm. käyttöoikeushallinnan, salasanasuojauksen, palomuurit, salatun tiedonsiirron sekä pääsynvalvonnan. Kaikilla henkilötietoja käsittelevillä on vaitiolovelvollisuus.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyillä on GDPR:n mukaiset oikeudet, kuten oikeus saada pääsy tietoihin, oikaista virheelliset tiedot, rajoittaa käsittelyä, vastustaa käsittelyä tietyin edellytyksin, pyytää poistamista sekä siirtää tietoja järjestelmästä toiseen. Pyynnöt käsitellään ilman aiheetonta viivytystä. Pyynnöt voi osoittaa selosteessa aiemmin mainittuun osoitteeseen.
Yksittäiset rekisterikohtaiset tietosuojaselosteet
1. Asiakasrekisterin tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjä: Economer Oy
Käsittelemme asiakasyritysten yhteyshenkilöiden ja palvelujen käyttöön liittyviä tietoja. Tietoja käytetään asiakassuhteen hoitamiseen, laskutukseen ja asiakasviestintään.
Tietotyyppejä: nimi, yhteystiedot, rooli yrityksessä, yhteydenotot, asiakassuhteeseen liittyvät muistiinpanot.
Säilytysajat perustuvat asiakassuhteen kestoon ja lakisääteisiin velvoitteisiin.
2. Markkinointirekisterin tietosuojaseloste (asiakashankinta)
Käsittelemme potentiaalisten asiakkaiden yhteystietoja markkinointitarkoituksiin ja yhteydenottoihin oikeutetun edun tai suostumuksen perusteella.
Tietotyyppejä: nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, yritys ja rooli.
Tietoja kerätään mm. verkkolomakkeista, tapahtumista ja julkisista lähteistä.
3. Työnhakijarekisterin tietosuojaseloste
Käsittelemme työnhakijoiden toimittamia tietoja rekrytointien yhteydessä.
Tietotyyppejä: hakemuksen ja CV:n tiedot, nimi- ja yhteystiedot, osaaminen, mahdolliset suositukset ja muut työnhaun kannalta tarpeelliset tiedot.
Tietoja säilytetään 12 kuukautta, ellei hakija anna erikseen suostumusta pidempään säilyttämiseen.
4. Verkkosivujen evästeseloste
Käsittelemme verkkopalveluiden kävijätietoja evästeiden avulla käyttäjäkokemuksen parantamiseksi ja sivuston toiminnan varmistamiseksi. Käytössä voi olla välttämättömiä, tilastollisia, toiminnallisia ja markkinointievästeitä sekä kolmansien osapuolien evästeitä.
Yhteydenotot
Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn ja rekisteröityjen oikeuksiin liittyvissä asioissa voi olla yhteydessä:
Economer Oy
Y-tunnus: 2792170-7
Keskusraitti 2, 05200 Rajamäki
Puhelin: +358 40 709 6850
Sähköposti: tuire.harinen@economer.fi