Tilitoimiston kilpailutus — vältä tyypilliset sudenkuopat!
Hyvin tehty kilpailutus vaatii aikaa
Tilitoimiston kilpailutus voi kuulostaa äkkiseltään mutkattomalta hommalta, mutta yleensä kelvolliseen vertailuun vaaditaan muutakin kuin vino pino tositteita. Tilitoimiston vaihto kannattaa ajoittaa tilikauden vaihteeseen.
Aivan ensimmäisenä on kartoitettava laajasti omaa toimintaa, jotta lopullinen tarjous voi vastata todellisia tarpeita. Selvitä, miten asiat yrityksessäsi oikeasti hoidetaan tänään, sillä kattavat pohjatiedot takataskussa on kevyempi edetä.
Etsi sisäisesti vastaukset seuraaviin kysymyksiin:
Mistä työmäärä syntyy ja millä osuuksilla? Ota huomioon ostolaskut, myyntilaskut, palkanlaskentakerrat, matkalaskut, pankki- ja luottokorttitapahtumat.
Käytetäänkö maksupäätteitä, verkkokauppaa tai kassajärjestelmää?
Onko tarvetta valuuttalaskuille ja tuleeko kirjanpitoon kurssauksia?
Löytyykö toimialalta erityispiirteitä, jotka vaativat kirjanpidollisia ratkaisuja tai erityistä seurantaa?
Missä muodossa aineistoa on tarjolla ja hyödynnetäänkö erilaisia rajapintoja?
Kenen vastuulla on aineiston käsittely ja eteenpäin vienti?
Varaa pidempi palaveri jokaisen toimiston kanssa prosessien läpikäyntiä varten ja varmista, ettei aika lopu kesken. Keskusteluissa kannattaa olla mukana päättäjien lisäksi he, jotka tekevät työn käytännössä. Miksi huolellisuus on tärkeää? Kiireessä tehty kilpailutus johtaa puutteelliseen tarjoukseen ja siten usein lisälaskuihin myöhemmin.
Kerää tilitoimistoilta vertailukelpoista tietoa
Palaverit eri toimistojen kanssa ovat kattavan tarjouksen kannalta elintärkeitä, sillä niissä hinnoittelumallit, käyttöönotto, työnjako ja prosessit tulevat selkeämmin esille. Älä siis tyydy sähköpostiviestittelyyn ilman kokonaiskuvaan paneutumista! Mitä enemmän on etukäteen kysytty kysymyksiä ja asioista sovittu, sitä vähemmän ilmenee yllätyksiä jälkikäteen. Hyvä myyjä vastaa rehellisesti, mitä työvaiheita hintaan sisältyy ja millaisissa tilanteissa yleensä syntyy lisäkuluja. Muista pitää samat raamit jokaiselle kilpailutuksessa mukana olevalle taholle, jotta tarjousten vertailu on mahdollista.
Kilpailutukseen usein lähdetään lähinnä hintaperusteisesti. Koko ruljanssi kirjanpitoaineiston siirtoineen päivineen on kuitenkin melko raskas, joten vaihdon hyötyjä olisi järkevää tuumia paljon perusteellisemmin. Edelliseltä kirjanpitäjältä tai palkanlaskijalta ei ole tarkoitus suoraan periä vanhoja toimintatapoja vain, koska näin on aina tehty. Osaava palveluntarjoaja katsoo nykyhetken lisäksi tulevaisuuteen ja ennakoi, jolloin toimintaa kehittämällä pitkin matkaa voi syntyä suuriakin säästöjä. Kirjanpito ei ole vain kulu, vaan oikeissa käsissä myös avoin ovi mahdollisuuksille.
Ole meihin yhteydessä, mikäli tilitoimiston kilpailuttaminen voisi olla ajankohtainen!